De 5 Power Automate voorbeelden waar je dol op wordt.

Het op automatische piloot laten uitvoeren van processen klinkt als een droom voor velen. We weten allemaal dat Microsoft héél véél oplossingen aanbiedt. En, geloof het of niet, ook voor het eerstgenoemde heeft Microsoft een oplossing: Power Automate. 

Mocht je nog niet weten wat Power Automate is, lees dan vooral onze eerdere blog 😉. Wijzelf hebben in ieder geval al heel veel geëxperimenteerd. Daarom geven wij hier de 5 Power Automate voorbeelden waar je dol op wordt (wij zijn het al!) 🚀. 

Voorbeeld 1: Voer vijf handelingen uit, met één klik

Vijf, zes, zeven misschien tien handelingen met één klik? Het kan allemaal met Power Automate. Niet gelogen, het is echt zo. We gaan je uitleggen hoe dat kan.

Stel je hebt een nieuwe werknemer en voor deze werknemer moet je héél véél regelen. Dan kan je het volgende aan Power Automate overlaten:

• Onboarding dag inplannen via Google Calender
• De IT afdeling een mail sturen voor het verstrekken van een nieuwe werk laptop
• Collega’s op de hoogte stellen via Microsoft Teams of Slack
• Gebruikersaccounts aanmaken
• Introductiemateriaal opsturen naar de nieuwe werknemer.

En dat allemaal met één klik. Waanzinnig, hè?! 

Voorbeeld 2: Download e-mail bijlages zonder ook maar één mail te openen

Mail openen, document downloaden, stoppen in een mapje. En dat tientallen keren. Wijzelf vonden het verschrikkelijk en hebben het daarom lekker geautomatiseerd.

Met Power Automate kun je gemakkelijk een koppeling maken met jouw mailbox. Al jouw berichten worden vervolgens gecontroleerd op bijlages. Zodra er bijlages gevonden worden, plaatst Power Automate ze netjes in een lokale of gedeelde map op je computer of in de cloud.

En de mailtjes? Die hebben we nooit hoeven te openen. De bijlages uiteraard wel.

Vaak eindigt het proces niet hier. Want, wat doe je vervolgens op basis van die documenten die je ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan inkoopfacturen die je wilt inboeken. Dus wil je bijlages ook nog automatisch uit laten lezen, dan kan dat via AI Builder. Hoe gaaf is dat! Lees in onze andere blog meer over AI Builder.

Voorbeeld 3: Controleer 1.000 reisdeclaraties - in een uurtje

1.000 reis declaraties controleren? Ach, laat ook maar. Dat dachten wij initieel ook, maar hebben het met Power Automate toch voor elkaar kunnen krijgen. Het mooiste van allemaal is dat alles na een uurtje al gecontroleerd was. Bizar.

De desktop variant van Power Automate is hierbij de ultieme oplossing. Het werkt als volgt:

• Power Automate haalt alle declaraties op uit het werknemersportaal.
• Voor elke declaratie zoekt Power Automate het werkelijke aantal kilometers op via Google Maps.
• Het aantal gedeclareerde kilometers wordt automatisch vergeleken met de kilometers zoals vermeld op Google Maps.
• Eventuele afwijkingen worden automatisch via de mail doorgegeven aan HR.

Benieuwd naar het verschil tussen Power Automate en Power Automate Desktop? We leggen het hier uit 😊.

Voorbeeld 4: Stuur een collega op vakantie, volledig vanuit Teams

We bedoelen natuurlijk niet echt op vakantie sturen. De tickets moeten helaas nog zelf geboekt worden.. Wat we hier wél mee bedoelen is dat vakantie-aanvragen volledig verwerkt kunnen worden in Microsoft Teams.

Wanneer aanvragen via bijvoorbeeld een Microsoft Forms binnenkomen, dan kan deze automatisch door Power Automate worden vertaald naar een zogeheten ‘Microsoft Teams approval’. 

De manager krijg deze approval binnen via zijn Teams omgeving en hoeft slechts een goedkeuring geven. Vervolgens krijgt de aanvrager binnen no-time een goedkeuring binnen. Makkie toch?

Voorbeeld 5: Doe het onmogelijke

Power Automate biedt connecties met ruim 300+ applicaties. Power Automate Desktop kan met vrijwel alle applicaties praten. Je zult je waarschijnlijk afvragen, wat is er dan niet mogelijk? Nou, daar hebben wij zelf (nog steeds) geen antwoord op.

Je kan het zo gek niet bedenken en je kan het automatiseren met Power Automate. 

• 52.000 bestanden migreren naar een nieuw systeem. Dat kan! 
• 3.128 websites bezoeken én het onttrekken van de info mails & telefoonnummers. Ook dat kan!
• 120 keer je favoriete pizza bestellen bij de italiaan om de hoek. Kan, maar niet aangeraden 😉.