Wat kost Microsoft Power Automate [2023]?

Power Automate blijft aan populariteit winnen. Steeds meer bedrijven, groot en klein, kiezen voor dit platform om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Het is eenvoudig, snel te implementeren en biedt onmiddellijke voordelen.

Klinkt geweldig, toch? Maar laten we tot de kern komen: hoeveel kost het nu eigenlijk sinds Microsoft in 2023 haar prijzen heeft vernieuwd? We verklappen alvast: de eindgebruiker wordt er in ieder geval niet slechter van!  

De prijs wordt bepaald aan de hand van een aantal factoren. In elke sectie gaan we ze 1-voor-1 langs.

Wel of Geen Premium Connectoren?

In het landschap van cloud connectoren (door Microsoft ontwikkelde koppelingen tussen systemen: van G-Mail tot aan Salesforce.) is er niet veel veranderd. Sommige connectoren zijn gratis, terwijl 'premium' connectoren (nog steeds) geld kosten.

De kosten voor het gebruik van premium connectoren zijn € 14 per gebruiker per maand. Je krijgt dan toegang tot alle premium koppelingen.

Wil je weten welke connectoren Microsoft beschikbaar heeft gemaakt en welke daarvan premium zijn? Kijk eens in dit overzicht voor een lijst met alle connectoren.

Per Gebruiker of Per Stroom?

In het nieuwe prijsmodel kun je nog steeds betalen "per gebruiker" of "per stroom". Laten we deze twee mogelijkheden eens nader onder de loep nemen:

• Per gebruiker (€ 14 per maand): Als je voor deze optie kiest, betaal je een vast tarief per gebruiker per maand. Deze gebruikers hebben vervolgens het recht om een onbeperkt aantal stromen te creëren — met premium koppelingen.

Dit is vooral handig als je een klein team hebt, maar iedereen in het team heeft de flexibiliteit nodig om meerdere stromen te bouwen. Stel je hebt een team van vier leden; de kosten zouden dan € 14 x 4 = € 56 per maand bedragen. Elk lid kan nu zoveel stromen aanmaken als nodig is, zonder extra kosten.

• Per stroom (€ 140,40 per maand): Met deze optie betaal je een vast bedrag per maand voor elke actieve stroom — ongeacht aantal gebruikers. Het aantal gebruikers dat toegang mag hebben tot deze stromen is in theorie oneindig.

Als je een organisatie bent met veel gebruikers maar een relatief beperkt aantal stromen, dan zou deze optie wel eens voordeliger kunnen zijn.

Wat kost RPA nu?

In het verlengde van ons vorige artikel, waarin we het belangrijke verschil aankaartten tussen API-gebaseerde automatisering (Power Automate Cloud) en Robotic Process Automation (Power Automate Desktop), is het goed om te weten dat RPA nu standaard in het Power Automate Premium licentiepakket zit.

Dit betekent dat je zonder extra kosten toegang krijgt tot (beperkte) RPA-functies. De vraag is alleen wel: welke vorm van RPA heb je nodig? Is dat ‘attended’ of ‘unattended’ RPA. Zo zijn er drie varianten beschikbaar, ieder met een andere prijs:

• Met toezicht: ook wel attended RPA genoemd. De bot draai je terwijl je aan het werk bent, als 'hulpje'. Deze optie kost € 14 per maand en de licentie heet 'Power Automate Premium'.

• Zonder toezicht: ook wel unattended RPA genoemd. De bot draai je op een eigen virtuele machine. Deze optie kost € 140,40 per maand en de licentie heet 'Power Automate Process'.

• Gehoste RPA: ook dit is in de vorm van unattended RPA. In dit pakket zit de virtuele machine (hosting) inbegrepen. De bot draait op Azure van Microsoft. Je hoeft dus niet zelf een virtuele machine te regelen, waar dat bij de vorige optie wél moest. Deze optie kost € 201,30 per maand en de licentie heet 'Hosted RPA add-on'.

Met of Zonder AI?

Het is ook mogelijk kunstmatige intelligentie te gebruiken om automatiseringen slimmer te maken. Hiervoor moet je een AI Builder add-on aanschaffen. Dit is een aparte module waar je per ‘eenheid’ betaalt. Iedere eenheid kost € 421,70 per maand en geeft je 1 miljoen credits. Om je een idee te geven: dit is genoeg om 40.000 facturen uit te lezen.

Met deze credits kun je verschillende AI modellen gebruiken voor tekstherkenning, documentverwerking, objectherkenning en voorspellingen. Mocht je daar meer over weten, lees dan onze blog over AI Builder, hier.

Let op: omdat dit een 'add-on' is, heb je altijd een Power Automate Premium of Power Automate Process licentie nodig.

Hoeveel kost Process Mining?

Microsoft heeft sinds kort ook process mining beschikbaar gesteld in het Power Automate platform. Wil je meer weten over process mining? Dan kun je onze blog daarover lezen die we recentelijk geschreven hebben.

Microsoft geeft ons twee opties, afhankelijk van de ambitie die je met Process Mining hebt:

• Experimenteren: Als je wilt kijken wat process mining voor je kan betekenen, kun je starten met een 'Power Automate Premium' licentie. Process Mining is hierin meegenomen. Let op: je hebt slechts 50 MB aan opslag beschikbaar.
• Opschalen: Als je al ervaring hebt met Process Mining en daarop actief wilt inzetten, is er een aparte add-on beschikbaar. De module bedraagt € 4.680,30 per omgeving per maand met een opslag van 100 GB.  

Uitgebreide Scenario's

Laten we de keuze voor verschillende licenties concreter maken met enkele fictieve scenario's:

Scenario 1: Je hebt een klein team dat veel verschillende cloud stromen moet kunnen bouwen en beheren. Sommige stromen gebruiken premium connectoren zoals Salesforce. RPA is niet nodig, je werkt namelijk met moderne applicaties.

• Met 4 teamleden die elk meerdere stromen moeten kunnen bouwen en beheren, is een licentie per gebruiker ideaal. Deze licentie kost: € 14 per maand per gebruiker.
• Voor het hele team kom je uit op een totaal van: € 56 per maand.

Scenario 2: Je wilt in een ouder legacy systeem (zonder API!) automatiseren. Je gebruikt hiervoor unattended RPA. Je hebt meerdere virtuele machines tot je beschikking.

• Voor het automatiseren in een systeem zonder API koppeling, is een RPA-bot noodzakelijk. De kosten hiervoor zijn: € 140,40 per maand per bot. Een virtuele machine is beschikbaar, dus hosted RPA is niet nodig.
• De totale kosten voor één bot die continu beschikbaar is, zijn: € 140,40 per maand.

Scenario 3: Je hebt een team van 10-man dat zich wilt specialiseren in Process Mining voor meerdere afdelingen. Af en toe bouwen ze cloud stromen met premium connectoren. Je weet zeker dat er extra Process Mining capiciteit nodig is omdat je miljoenen rijen aan data hebt.

• Met 10 medewerkers die zich willen specialiseren in Process Mining, kies je voor de Power Automate Premium licentie. Deze kost: € 14 per maand per gebruiker.
• Voor het bouwen van cloud stromen met premium connectoren hoeft niks extra betaald te worden. Het team heeft namelijk al de 'Power Automate Premium' licentie tot hun beschikking die ze initieel voor Process Mining gebruiken.
• De totale kosten voor alle gebruikers zijn: € 140 per maand. Daarnaast heb je extra capaciteit voor Process Mining nodig voor: € 4.680,30 per maand.
• Dit komt uit op een totaal van: € 4.820,30 per maand.

Scenario 4: Je wilt 1.200 facturen per maand automatisch laten verwerken met AI in een automatisering dat gebruik maakt van unattended RPA. Systemen waar je mee werkt hebben helaas geen API.

• Voor automatische factuurverwerking met AI, heb je de AI Builder add-on nodig. Deze kost: € 421,70 per maand.
• We hebben maar 1x de add-on nodig omdat we 'slechts' 1.200 facturen verwerken. Dit is ver onder het maximum van 40.000 facturen.
• Omdat het systeem geen API heeft, maken we gebruik van Unattended RPA. De licentie kost: € 140,40 per maand per bot.
• De totale kosten voor deze setup zijn: € 562,10 per maand.

Jouw scenario?

• Kijk goed naar welke technologieën je wilt gaan gebruikt. Gebruik je een combinatie? Bekijk dan per toepassing welke licenties je nodig hebt. Identificeer vervolgens waar overlap is en elimineer de excess licenties.
• Is jouw specifieke situatie hier moeilijk uit af te leiden? Neem dan contact met ons op via info@tingk.nl! Dan maken we binnen no-time een berekening van hoeveel het voor jou zou kosten.

Conclusie

Power Automate blijft een flexibele keuze voor bedrijven die hun processen willen automatiseren. Met de aanpassingen in het prijsmodel kom je als winnaar uit de bus ten opzichte van het oude model. Bekijk onze uitgebreide scenario's om de beste keuze voor jouw organisatie te maken!