Wat is Microsoft Process Mining?

Wat krijg je als je broodkruimels verzamelt? Brood? Beschuit? Je krijgt in ieder geval een hoopje waar je iets mee kan. Waarom broodkruimels relevant zijn voor de vraag die we in de titel stellen, daar kom je aan het einde van deze blog achter.

Nadat wij eerder al in Microsoft Power Automate zijn gedoken (het artikel vind je hier), duiken we dit keer in Microsoft Process Mining! Wederom weer een oplossing van Microsoft en wederom een blog waarbij we alles voor jou hebben uitgezocht 🙌.

Digitale Broodkruimels

Voordat we uitleggen wat Process Mining is en wat het doet, is het goed om te weten wat digitale broodkruimels zijn. Wanneer je namelijk taken op de computer uitvoert dan ben je eigenlijk heel onbewust een spoor van data aan het achterlaten. Het systeem waarin je werkt slaat dit allemaal namelijk op als log-data. Dit noemen we voor het gemak: digitale broodkruimels.

Beschuit maken

Je vraagt je op dit punt waarschijnlijk af: wat doe je in hemelsnaam met al die digitale broodkruimels? Simpel, nog meer verzamelen! Je kan er namelijk pas iets mee doen wanneer je er een hoop hebt.. een hele hoop. Genoeg om beschuit te maken.

In de praktijk verzamel je dus de log-data van verschillende systemen (bijvoorbeeld van een ERP- en boekhoudsysteem).

Op het moment dat je voldoende broodkruimels hebt verzameld in Microsoft Process Mining, dan kan het feest beginnen. Deze data kan je namelijk laten analyseren en visualiseren door Microsoft Process Mining. Zo kan je onder andere achter het volgende komen:

• Hoe lang duurt een specifiek proces?
• Hoeveel en welke varianten kent een specifiek proces?
• Hoe vaak gaat een proces goed en hoe vaak gaat een proces fout? (wat zijn vervolgens de redenen een proces fout gaat).
• Waar liggen kansen voor optimalisatie en automatisering?

Bovenstaande vragen worden allemaal volledig beantwoord middels een handige visualisatie. Dit ziet er een beetje uit als een hoop spaghetti. En dat allemaal, op basis van de digitale broodkruimels die jij hebt verzameld uit verschillende systemen. Briljant, toch?

Task Mining

Naast het analyseren op basis van log-data, heb je ook task mining. Dit is vergelijkbaar met Process Mining, maar bij deze variant laat je werknemers de data bij elkaar klikken. Je gebruikt dus geen log-data maar data gegenereerd door de clicks van werknemers.

De Task Mining functionaliteit van Microsoft Proces Mining doet dat door alle handelingen op de computer te onthouden en neer te zetten in een lijstje. Je drukt simpelweg op ‘record’ en voert een proces uit zoals je dat altijd doet. Op het lijstje zie je vervolgens precies wat je op de computer geklikt en getypt hebt.

Door deze data van verschillende medewerkers te verzamelen en te analyseren, kun je interessante inzichten verkrijgen over hoe zij taken verrichten.