Wat is Microsoft Power Automate?

Het is nog vrij nieuw: Microsoft Power Automate. Maar het is niet zo nieuw als je denkt. Misschien heb je namelijk al ooit gehoord hebt van Flow: de ‘oude’ naam van Power Automate.

Tegenwoordig maakt Power Automate samen met PowerBI, Power Apps en Power Virtual Agents onderdeel uit van het Power Platform van Microsoft. Ieder onderdeel met een eigen functie. Waar Power Automate gericht is op - je raadt het al - automatisering.

Lees hieronder alles wat je moet weten over Power Automate van Microsoft. Of bekijk onze uitlegvideo:

Microsoft Power Automate

Power Automate is dé cloud oplossing van Microsoft om gemakkelijk bedrijfsprocessen te automatiseren. Wil je bijvoorbeeld een e-mail ontvangen op het moment dat iemand een digitaal formulier invult?

Dan kan je dat automatiseren met Microsoft Power Automate! Wil je vervolgens ook dat jouw team even een melding krijgt hiervan? Ook dat kan met Power Automate. En dat allemaal via het internet.

Betekent dit dan dat je alle processen kan automatiseren? Helaas niet. Power Automate werkt namelijk met de API’s van verschillende applicaties en ‘lijmt’ ze hiermee aan elkaar vast. In jargon heet dit ook wel Business Process Automation (BPA).

Microsoft heeft ervoor gezorgd dat verschillende applicaties met elkaar kunnen praten via die API's. Dit heeft Microsoft vertaald naar een voorkantje. Handig, want zo hoef jij niet deze koppeling te leggen. Je hoeft alleen maar de applicaties te kiezen die je wilt koppelen en de velden te vullen.

Inmiddels zijn er honderden koppelingen of, zoals Microsoft dat noemt: connectors. Je kan via de volgende link kijken of er al een koppeling is voor jouw applicatie: Overzicht ondersteunde connectoren | Microsoft Power Automate.

‍Het komt natuurlijk ook wel eens voor dat een applicatie geen API beschikbaar heeft. Of dat de beschikbare opties niet flexibel genoeg zijn voor jouw behoeften. Niet getreurd, ook hier heeft Microsoft een slimme oplossing voor, genaamd: Microsoft Power Automate Desktop.

Microsoft Power Automate Desktop

Voor applicaties zonder API, heeft Microsoft 'Power Automate Desktop' (niet te verwarren met Power Automate) het leven in geroepen. Power Automate Desktop maakt het mogelijk om processen te automatiseren zonder gebruik te hoeven maken van API’s.

Deze oplossing is namelijk een zogeheten ‘Robotic Process Automation’ (RPA) oplossing die simpelweg muisklikken en toetsaanslagen onthoudt en imiteert (een oneindig aantal keer!). Dus, nog even ter vergelijking:

Power Automate

• Type Automatisering: Business Process Automation.
• Geschikt voor: Applicaties met een API aanwezig én opgenomen door Microsoft als koppeling.
• Vorm: Cloud oplossing op het Power Platform van Microsoft.

Power Automate Desktop

• Type automatisering: Robotic Process Automation.
• Geschikt voor: Applicaties zonder API aanwezig of API's die te kostbaar zijn.
• Vorm: Software programma op Windows; aangeslingerd via de cloud.

RPA oplossingen worden ook wel 'software robots' genoemd. Waarom? Omdat ze eigenlijk als robots jouw repetitieve taken kunnen overnemen.

Waarom Microsoft Power Automate?

Power Automate biedt een verscheidenheid aan voordelen voor gebruikers. We noemen er hieronder een aantal:

• Tijdsbesparing: een deel van je werk kan aan Power Automate gedelegeerd worden. Met nadruk op een deel, want het denkwerk is nog steeds volledig aan jou.
• Hogere nauwkeurigheid: menselijke fouten worden voorkomen. Power Automate werkt namelijk met door jou ingestelde 'regeltjes'. En geloof me, Power Automate volgt deze altijd op!
• Kostenbesparing: je doet meer met minder. Voor een klein prijsje, automatiseer je processen waar je normaal gesproken uren aan zit.
• Laagdrempelig automatiseren: je kan met beperkte IT kennis, makkelijk beginnen met automatiseren. Een kleine kanttekening: voor Power Automate Desktop geldt dit helaas niet.

Wat kan je met Microsoft Power Automate?

Dus, wat kan je er allemaal mee? Laten we eerst een onderscheid maken tussen twee type processen: bestaande processen en processen die voorheen ondoenlijk waren met de hand. We noemen per type een aantal voorbeelden. Uiteraard is er nog veel meer mogelijk!

Bestaande processen

• Het overtypen van data tussen systemen: bijvoorbeeld van een webpagina naar een Excel sheet.
• Het geven van status updates: bijvoorbeeld een mail sturen naar klanten wanneer een bepaalde status is gewijzigd.
• Documenten (.pdf, .csv, etc.) verwerken: bijvoorbeeld inkomende facturen in boekhoudsysteem inboeken.

Voorheen ondoenlijke processen

• Het controleren van een groot aantal data: bijvoorbeeld checken van 2.000 reiskosten declaraties op correctheid - binnen één dag.
• Real-time dashboarding en rapportages: bijvoorbeeld sales metrics scrapen uit het CRM-systeem - 24 uur per dag.
• Grote datamigraties: bijvoorbeeld 10.000 databestanden exporteren en importeren in een ander systeem.

Power Automate moet het nieuwe paradepaardje van Microsoft worden. Daarom wordt het platform continu uitgebreid met nieuwe koppelingen en de nieuwste technieken, zoals Artificial Intelligence (AI Builder) en Process Mining. Door deze technologische mogelijkheden zijn de kansen eindeloos voor zowel kleine als grote ondernemingen.