De 3 voordelen van Microsoft Process Mining

Microsoft Process Mining is onlangs ‘officieel’ live gegaan. Feitelijk bestond deze oplossing al, alleen onder een andere noemer: Microsoft Process Advisor. Het goede nieuws: Process Mining blijft onderdeel van het Power Automate platform, waarmee Power Automate het meest complete platform voor automatisering is dat we vandaag de dag kennen. 

We hebben in een eerdere blog stilgestaan bij de betekenis van Process Mining. Een korte opfrisser: Process Mining biedt een (interactieve) proceskaart op basis van de verzamelde digitale sporen (lees: logdata) die medewerkers in IT-systemen achterlaten. Maar waarom zou je de Process Mining variant van Microsoft eigenlijk gebruiken? We geven in deze blog drie voordelen op willekeurige volgorde!

1. Creëer transparantie met een digitale versie van het proces

Zonder Process Mining is het als organisatie lastig - vrijwel onmogelijk - om een compleet beeld te krijgen van het procesverloop en de performance. Het mappen van processen op basis van interviews leidt tot een subjectieve blik op een proces en is een momentopname. 

Process Mining, daartegenover, biedt een datagedreven en daarmee objectieve weergave van een proces: het proces, zoals die in de realiteit verloopt. Datagedreven betekent ook dat je dit proces continu kan monitoren en dus verbeteren. Men creëert eigenlijk een digitale versie (in jargon: digital twin) van het proces op de werkvloer. 

Vanuit verschillende invalshoeken krijg je inzicht in de performance van het proces. Zo kan je meten wat er gebeurt, daar conclusies uit trekken en vervolgens op sturen. Op een later moment kun je de resultaten evalueren. Deze methode maakt Process Mining uitermate geschikt voor het principe van continu verbeteren.  

2. Beheers risico’s door proactief te handelen

Het krachtigste voordeel van Microsoft Process Mining is de integratie met AI binnen Power Automate. Met kunstmatige intelligentie is het mogelijk aan de voorkant van het proces te voorspellen welke route wordt doorlopen in een specifieke instantie. Zo kunnen organisaties preventief in plaats van reactief werken.

In die volgende video zie je een simpel praktijkvoorbeeld, waarbij voorspelt wordt welke facturen een gemiste korting krijgen:

3. Acteer op basis van inzicht

Process Mining en Power Automate vormen een krachtige combinatie. Deze integratie is uniek aan Microsoft Process Mining. Want inzicht is één ding, maar wat je met dat inzicht doet is een ander verhaal. 

Met Process Mining ontdek je dat een deel van het proces beter geautomatiseerd kan worden. In het Power Automate platform kun je direct dit deel van het proces automatiseren met behulp van koppelingen (Power Automate Cloud), Robotic Process Automation (Power Automate Desktop) en/of kunstmatige intelligentie (AI Builder).

Andere Process Mining tools missen deze integratie met automatisering. De waarde van Process Mining blijft dan ‘beperkt’ tot het analyseren en monitoren van processen - en is niet zozeer gericht op het inbouwen van controle, risicobeheersing en efficiëntie. 

Zo kun je processen op twee manieren effectief bijsturen:

• Acties: voer automatisch acties uit die medewerkers anders handmatig moeten doen. Terugkomend op ons eerdere voorbeeld: voeg automatisch de contactgegevens van de manager toe aan het Microsoft Teams bericht zodat de proceseigenaar snel contact kan opnemen, als nodig.
• Notificaties: stroomlijn de communicatie rondom de processen. Laat de juiste medewerkers op het juiste moment de juiste informatie of reminders ontvangen. Sterker nog: laat medewerkers een keuze opgeven (bijvoorbeeld “akkoord” of “geweigerd”) via mail of Microsoft Teams voor controlemomenten in het proces.

Kortom, Process Mining is niet alleen een “leuke” tool waarmee je inzicht krijgt in processen. Het is veel meer dan dat als het aan Microsoft ligt. Bouw risicobeheersing en controle in, track KPI’s en maximaliseer de efficiëntie op basis van de Process Mining inzichten. Juist de integratie met het Power Automate platform maakt dit mogelijk.

‍