18
July 2024
Dimence Groep biedt een breed pakket aan specialistische geestelijke gezondheidszorg aan in totaal ruim 50.000 cliënten in Overijssel, Flevoland, Gelderland en Utrecht. Met een bestand van 2.800 medewerkers en 7 stichtingen zetten zij zich iedere dag in voor het welzijn en de gezondheid van hun cliënten.
Met de toenemende regeldruk in de zorg staat innovatie hoog op de agenda. Zo is de ambitie van Dimence Groep duidelijk: meer doen met dezelfde mensen. In een Proof-of-Concept is ervoor gekozen om te starten met het automatiseren van de factuurverwerking.
Binnen de finance afdeling zorgde de invoer van inkoopfacturen voor veel handmatige controles en verwerking.
Dimence Groep krijgt van de leverancier met het grootste volume een batch met tientallen inkoopfacturen per week binnen op de mail. Inkoopfacturen die financieel medewerkers op de juiste kostenplaats en kostensoorten boeken.
Voor iedere factuur voeren zij de boekingsregels handmatig op. Gezien de hoeveelheid facturen is dit een arbeidsintensief proces, waar een foutje snel is gemaakt.
Iedere factuur komt in het inkoopsysteem Proquro terecht. Sommige bedragen zijn hierbij reeds uitgelezen door de scan en herken functionaliteit van Proquro. Het komt echter regelmatig voor dat bedragen fout zijn uitgelezen of ontbreken.
Financieel medewerkers moeten daarom controleren of ieder bedrag overeenkomt met de daadwerkelijke factuur en, indien nodig, het bedrag corrigeren.
Een hyperautomation oplossing werd geïmplementeerd bestaande uit kunstmatige intelligentie (AI) en Robotic Process Automation: het AI model leest de facturen uit en de software robot vult de bedragen in Proquro in.
De technologieën die in deze oplossing worden gebruikt, zijn Power Automate Cloud, AI Builder en Power Automate Desktop (RPA).
Door de factuurinvoer van de grootste leverancier te automatiseren, heeft de finance afdeling minstens 4 uur per week teruggewonnen. Iedere dinsdagochtend worden facturen uit de mailbox automatisch uitgelezen door het AI model.
Met een betrouwbaarheid van 98% zijn de resultaten in vrijwel alle gevallen accurater dan die van Proquro.
De “Proqurobot” gebruikt deze gegevens om de facturen vervolgens in Proquro te boeken. Het gaat dan om de kopgegevens, zoals omschrijving en totale bedragen, en boekingsregels op de laatste factuurpagina.
Als er bedragen door Proquro zijn vooringevuld, dan controleert de robot eerst of het bedrag klopt. De software robot weet hierbij precies wanneer een factuur btw belast is tegen welke btw-codes.
Om grip te houden op de acties van de Proqurobot, worden de statussen van de facturen real-time bijgehouden via een work queue. Dit is feitelijk een lijst waarin alle wekelijkse facturen worden verzameld.
De Proqurobot gebruikt deze lijst om iedere factuur één-voor-één te verwerken en het resultaat te rapporteren. Zo kan een factuur een van de volgende statussen krijgen:
Op deze manier weten de financiële medewerkers wat er per factuur is gebeurd. De werklijst biedt dan ook een overzichtelijke manier om vanuit finance in-control te blijven - inzichten die voorheen ondenkbaar waren.
Vanaf het begin van de samenwerking heeft kennisdeling centraal gestaan. Tijdens de uitwerking van de Proof-of-Concept is daarom volgens een co-creatie model gewerkt, waarbij een pilotgroep nauw betrokken is geweest bij de ontwikkeling van het AI model en de Proqurobot.
Tegelijkertijd is een start gemaakt met het opleiden van enkele medewerkers tot Power Automate specialisten via hands-on workshops.
Microsoft Power Automate Cloud: een oplossing om applicaties met elkaar te koppelen via voorgekauwde integraties (API's). Bekijk hier voorbeelden.
Microsoft Power Automate Desktop: een Robotic Process Automation oplossing waarmee je als gebruiker de handelingen op de computer (muisklikken en toetsaanslagen) kan automatiseren. Bekijk hier voorbeelden.
Microsoft AI Builder: een no-code oplossing om documenten, tekst en objecten met kunstmatige intelligentie te interpreteren. Bekijk hier voorbeelden.
Na een geslaagde Proof-of-Concept ligt de weg open naar een bredere uitrol van Power Automate. Niet alleen de automatische verwerking van andere leveranciers, maar ook andere tijdrovende processen binnen finance en uiteindelijk afdelingsoverstijgend.
Op zoek naar hulp op het gebied van Power Automate of Power Apps? Boek gemakkelijk een vrijblijvende meeting met onze specialist en laat je helpen!
