Hoe MaxZorg RPA inzet om dagelijks in meerdere systemen data te vergelijken

Over MaxZorg

MaxZorg is een non-profitorganisatie, met de missie om kwaliteitszorg te leveren die zich richt op de persoonlijke behoeften van elke patiënt. Sinds de oprichting in 2009 heeft MaxZorg zich toegewijd aan het bieden van zorg die transparant, op maat en respectvol is.

Het team van MaxZorg bestaat uit 30 toegewijde professionals, waarbij 5 teamleden de administratieve taken op zich nemen en 25 zorgverleners de zorg dragen voor de patiënten​.

Uitdaging

Zorgverleners werden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen bij het beheren en monitoren van hun dagrapporten. Het handmatige proces van het controleren en bijwerken van patiënt rapportages was niet alleen tijdrovend, maar ook vatbaar voor fouten.

Bovendien waren deze dagrapporten essentieel omdat ze de dagplanning moeten weerspiegelen (planning = rapportage), en de verleende zorg kon alleen worden gedeclareerd wanneer volledige rapporten aanwezig waren.

Oplossing

Samen met MaxZorg bedachten we een geautomatiseerde oplossing voor dit probleem. Met deze oplossing konden zorgverleners zich weer op de patiënten richten. Elke nacht controleert een software robot of een zorgverlener de behandelingen nauwkeurig had gerapporteerd in het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) in navolging van de dagplanning.

Eventuele ontbrekende of onjuiste rapporten werden direct per e-mail gemeld aan de betreffende zorgverlener om te worden aangevuld en/of gecorrigeerd.

Gebruikte technologie

Power Automate Cloud: een oplossing om applicaties met elkaar te koppelen via voorgekauwde integraties (API's). Bekijk hier voorbeelden.

Power Automate Desktop: een Robotic Process Automation oplossing waarmee je als gebruiker de handelingen op de computer (muisklikken en toetsaanslagen) kan automatiseren. Bekijk hier voorbeelden.

Resultaten

De automatisering van het controleren van rapporten in de gezondheidszorg door Tingk leidde tot een toename van de productiviteit met 15% per zorgverlener, en het razendsnel controleren van alle rapportages binnen een paar uur werd hiermee mogelijk gemaakt.

Dit resulteerde in een totale reductie van één fulltime equivalent (FTE), waardoor zorgverleners hun inspanningen konden richten op patiëntenzorg. Deze oplossing leidde tevens tot een efficiënter systeem waarin rapportages nauwkeurig werden ingevuld en zorg correct kon worden gedeclareerd.